Apuntes de SUBMODULO I MODULO III
(ADQUISICIONES)
Podemos definir la gestión de compras como la
operación comercial que incluye un proceso cuya magnitud y alcance depende del
tamaño de la empresa,
ubicación o sector de la empresa.
El principal objetivo
de la función de compras es la reducción de costos
y obtención de utilidades y eficiencia
en el servicio.
En términos generales es obtener mediante negociaciones los recursos
necesarios que ayuden en el cumplimiento de la misión
de la organización.
Para un efectivo cumplimiento de la misión de la organización se señalan
unos objetivos específicos al departamento de compras que parten de un
principio: Cuidar los fondos de la Compañía y obtener utilidades.
El objetivo de utilidad
esta implícito en el concepto de obtener:
·
Materiales
apropiados al precio
adecuado.
·
La calidad
justa, del proveedor conveniente, en el momento preciso.
·
Facilidad y
agilidad en los procesos
de solicitud y adquisición de Materiales
y servicios.
Los autores consideran que el planteamiento presentado permite dar las
bases iniciales para cumplir con el objetivo y el control en la gestión de
compras.
2.1. Objetivos específicos de la función de compras:
· 1. formular un plan de programación de las posibles compras a realizar en el período teniendo en cuenta las necesidades de cada una de las áreas de la empresa.
· 2. Crear y actualizar un kardex o requisito de proveedores, estableciendo sus condiciones precios, servicios, información general y demás informaciones necesarias.
· 3. Coordinación del funcionamiento y proceso de las compras en cuanto a su operación y recurso humano necesario.
· 4. Tramitación de las requisiciones y solicitudes para adquisición de artículos y servicios que se requieren en las diversas áreas.
· 5. Estar muy atentos a que los artículos o mercancía solicitada por las áreas o secciones lleguen oportunamente y sus especificaciones sean las requeridas, así como su calidad y presentación.
· 6. Proponer objetivos, procesos y procedimientos relativos a la compra y recibo de la mercancía o servicio.
· 7. Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de la compra.
· 8. Participación activa en la negociación con proveedores para obtener calidad, mejor precio y agilidad en el despacho del producto.
· 9. Trabajar coordinadamente con los departamentos de producción, ventas, tesorería, bodegas, almacén, etc.
· 10. Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que las áreas o secciones de la empresa hacen, así como el proceso de devolución.
· 11. Para aquella mercancía especializada hay necesidad del cerciorarse de su recibo total en almacén, calidad, cantidad y servicios por parte del departamento de control de calidad.
· 12. Para efecto de control solicitar tres cotizaciones de Proveedores de los materiales o servicios pedidos.
2.2. Definición del control interno en las compras
Podemos definir el control interno como el proceso, ejecutado por la junta directiva, o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencia) y por el resto del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa la efectividad y eficiencia en las operaciones, suficiente confiabilidad de la información financiera y por último el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
En el caso del departamento de compras sería la aplicación del concepto anterior de control en la gestión y administración de las compras, ejecutada en forma efectiva y con responsabilidad profesional.
La palabra Control debemos considerarla como una de las más
importantes dentro del léxico administrativo del nuevo siglo XXI. Hemos
definido en este artículo la palabra Control así como la evaluación
de este ya que ambas conforman de manera prioritaria el proceso necesario para
que las organizaciones o departamentos marchen en forma coordinada y dinámica.
El presente Manual
esta estructurado considerando algunas de las etapas que deberá desarrollar el
Departamento de Compras para Implementar[1]un sistema
de gestión bajo los requisitos normativos ISO y
su posterior certificación. La estructura
del Manual de referencia se muestra
a continuación:
· 1. Existencia de un organigrama funcional del departamento. Es necesario este control del organigrama funcional del departamento de compras para saber con claridad las secciones y jerarquía del personal y orden en el mando.
· 2. Fijar claramente los objetivos del departamento, sus procedimientos, funciones políticas, organización, ubicación, recurso humano, documentos, flujo de documentos y otras.
Con este control se trata de dejar establecido sus objetivos así como
los documentos y manuales
de procesos y procedimientos necesarios para un efectivo funcionamiento del
departamento.
·
3. Aplicar las
sugerencias y recomendaciones que el departamento de auditoria o revisoría fiscal
ha hecho para el mejoramiento del proceso y gestión de las compras.
Para este punto de Control es necesario que se aplique las
recomendaciones y sugerencias como un sistema de seguimiento de sus
aplicaciones ordenadas por estos entes de Control.
·
4. Elaborar las estadísticas
e información sobre compras, así como la comparación de cifras y precios
anteriores con los existentes.Con estas estadísticas se podrá llevar un mejor Control para la toma de decisiones, la evaluación y comparación de los datos producidos en Compras.
· 5. Mantener actualizado el kardex o registro de proveedores para una oportuna información sobre estos, sus productos y servicios.
Es necesaria la actualización del kardex de Proveedores para en esta forma tener la información necesaria para consulta de precios, costos y servicios e información general de proveedores.
· 6. Comprobar los precios, datos, calidad de la mercancía y servicios.
En este control es importante conocer y hacer seguimiento a los precios, datos y la calidad de los productos y servicios que nos ofrecen.
·
7. Existencia de
flujos y procedimientos de compras.
Es necesario contar con este manual de flujos y procedimientos para así
tener un mejor cumplimiento a estos procesos.
·
8. Existencia de
manual de
funciones del departamento.
Este manual es necesario, cumpliendo el control de conocer las funciones
de cada trabajador en la organización.
·
9. Investigación
sobre rotación de inventarios.
La rotación de Inventarios debe controlarse e inventariarse
continuamente para efecto que no se conviertan en Inventarios obsoletos,
dañados o de poco movimiento.
·
10. Evaluar
continuamente los procedimientos, procesos y política referente al área
de compras.
El área de Compras debe evaluarse continuamente para así implementar los
procesos, procedimientos y gestión corrigiendo los controles que estén operando
mal o no estén operando.
·
11. Elaboración
del presupuesto
anual de compras, analizado por meses y su verificación de cumplimiento.
Es importante mantener al día el presupuesto y estar informando a la
sección su gasto real y variaciones si las hay.
·
12. Elaboración
de informes
mensuales sobre estadísticas en compras.
Es necesario mantener estadísticas actualizadas de compras para tomar
decisiones sobre adquisiciones y aspectos relacionados con las compras.
·
13. Autoridad
y definición en el proceso de la compra.
Con este control se trata que los Directivos en el proceso de Compras
tengan la suficiente autoridad para solicitar descuentos así como evaluar la
calidad del producto ó servicio.
·
14. Conocimiento
suficiente de los proveedores por el parte del personal de compras.
Con este control se trata que el personal de compras conozca
suficientemente los proveedores con los cuales nosotros negociamos, dando mayor
garantía en su responsabilidad y calidad del servicio o negocio.
·
15. Centralización
de todas las compras en este departamento, excepto aquellas de menor valor
que pueden realizarse en las secciones o departamentos por medio de un fondo de
caja menor.
Buscamos que se aplique este control para que sea solamente el
departamento de compras el responsable en la empresa ya que son los únicos que
conocen los términos de negociación con los proveedores.
·
16. Existencia
de un comité de compras, especialmente para todas aquellas adquisiciones
significativas llevando actas de sus reuniones.
Este control es indispensable para así tener un Comité que defina con
criterios y responsabilidad las compras necesarias en la empresa.
·
17. Existencia
de políticas precisas para la contratación de transporte
de mercancía, así como de personal y empleados de la empresa.
Con este control se garantiza la contratación de transportes y los
responsables que otorguen garantías a su cumplimiento.
·
18. Existencia
de un seguimiento continúo por parte de directivos, al cumplimiento de las normas
éticas del personal que conforman el departamento de compras.
Así garantizamos que se cumplan las normas éticas existentes en la
empresa.
·
19. Exigencia de
por lo menos tres (3) cotizaciones, especialmente en las compras importantes de
la compañía.
Estas tres (3) cotizaciones son necesarias para efecto de escoger la más
aceptable a nuestros requerimientos.
·
20. Exigir la
autorización según el caso, de asamblea, junta directiva o gerencia para la
compra de propiedad
planta o equipo.
Con este control se busca que los activos fijos
de gran valor sean autorizados su compra por los máximos organismos o
directivos de la empresa.
·
21. Exigir la
consecución de pólizas de seguros
para la protección de activos
y cumplimiento de contratistas.
Es necesario este control de pólizas, para garantizar así la protección
de los activos de la compañía así como el cumplimiento de contratos
por proveedores o contratistas.
·
22. Programar capacitación
especializada del personal del departamento.
Para un efectivo control a las compras debe capacitarse suficientemente
a los miembros del departamento en aquellas áreas que soliciten artículos o
servicios especializados.
·
23. Información
oportuna a directivos interesados, de las diferentes variaciones entre el
presupuesto y el precio real del artículo o servicio solicitado.
Con esta información el control al presupuesto será más oportuno y
efectivo.
·
24. Existencia
de políticas precisas para la venta
de activos fijos o inventarios obsoletos, malos, o de poco movimiento, que por
motivo de sus relaciones con el medio, le asignan esta función al departamento
de compras.
Con este control buscamos un seguimiento continuo a los artículos o
mercancía de la compañía.
·
25. El
departamento de auditoría
debe rutinariamente hacer visitas a proveedores para constatar precios,
políticas, descuentos, procesos, documentos, etc.
Este control es fundamental para evitar sobreprecios en los pedidos.
·
26. Llevar un
efectivo control a la mercancía e importaciones
pendientes y en transito, como también un control del tiempo
de estas entre el pedido y su llegada.
Debemos tener en cuenta este control para verificar la mayor seguridad
en el cumplimiento de las condiciones pactadas con los proveedores, respecto a
precios y fechas de entrega y llegada de la mercancía.
·
27. Debe existir
políticas escritas de descuentos, plazos o garantías dadas por los proveedores.
Este control a las políticas nos garantiza su cumplimiento y
seguimientos a los mismos.
·
28. Debe
exigirse por parte del departamento de compras la información oportuna de
máximos y mínimos de existencias de materia prima
y demás elementos necesarios al proceso productivo y administrativo de la
compañía.
El control es indispensable para conocer oportunamente los máximos o los
mínimos de mercancía que deben existir en la compañía para el cumplimiento del
presupuesto de Producción e Inventarios.
En lo que respecta a la manera de lograr este objetivo se ha diseñado un
método
que puede proporcionarle al personal encargado de controlar el inventario
un instrumento eficaz para determinar las cantidades correctas sobre una base
científica. Este se conoce con el nombre de "Cantidad económica de un
pedido" (sigla en ingles EOQ)[2] y puede calcularse según lo exijan las
distintas condiciones.
·
29. El
departamento de compras debe conocer suficientemente la distribución
del área en el almacén o bodega de inventarios, así como el sistema de almacenamiento
y protección de los productos y materiales.
El departamento de compras debe continuamente realizar como control, una
inspección a las bodegas para conocer sus procesos y formas de protección de
los Inventarios.
·
30. El
departamento de compras debe exigir que los documentos enviados por los
proveedores, llenen los requisitos de orden interno y legal.
Es importante este control para garantizar la buena elaboración de los
documentos de los proveedores cumpliendo con los requisitos de la empresa y los
de carácter
legal.
·
31. Los
productos o activos fijos que se reciban en demostración deben tener un
adecuado control.
Este control es necesario para diferenciar los activos fijos de la
compañía, de los que nos envían para demostración los respectivos proveedores.
·
32. El jefe de
departamentos de compras debe participar en actividades de asociaciones y
gremios de directivos de compras.
Este control es indispensable ya que en esta forma el Jefe de Compras
con sus relaciones personales, puede obtener beneficios de los proveedores que
conozca en estas reuniones o asociaciones.
·
33. El
departamento de compras debe informarse continuamente sobre las últimas
políticas emitidas por el gremio, estado
y entidades del sector referente a compras y comercio
exterior.
En esta forma estará el Jefe de Compras más actualizado y ejercerá un
control más efectivo.
·
34. El
departamento de compras debe asesorarse de personal experto, para la
adquisición de productos y equipos técnicos especializados y en el caso de
estos últimos de profesionales expertos en su montaje y mantenimiento.
Es fundamental este control para que especialistas en equipos y montaje
de estos, hagan su trabajo
en forma efectiva y profesional.
·
35. Necesidad de
unas políticas claras de segregación y delegación de funciones del
departamento.
Este aspecto debe aplicarse desde el punto de control de funciones y
responsabilidades de cada cargo.
·
36. El
departamento de compras debe prestar un servicio eficiente, adecuado, de
calidad, cumplimiento, presentación e imagen.
Como un efectivo control es importante que los Directivos y Jefes de
Compras, estén muy atentos al cumplimiento eficiente de este departamento para
garantizar el servicio a las demás áreas y secciones de la empresa.
·
37. Las
instalaciones donde labora el personal del departamento de compras deben ser
las mas cómodas, higiénicas, aceptables y necesarias.
Para una correcta labor debe establecerse y controlarse, con un continuo
seguimiento a la imagen y presentación de las instalaciones del Departamento de
Compras.
·
38. En los casos
de activos comprados por el sistema leasing,
el departamento de compras debe conocer suficientemente toda la información de
este sistema en lo relativo al aspecto financiero, administrativo, de proceso,
etc.
Es fundamental este proceso de control para actualización y conocimiento
de este sistema por el personal del departamento.
·
39. Debe
llevarse un registro control de pedidos, llegada de mercancía, pedidos
pendientes y servicios cumplidos.
Este registro desde el punto de vista del Control es necesario para
detectar fallas que se puedan presentar en el proceso de compras.
·
40. Debe tenerse
información actualizada del sector y de artículos relacionados con la empresa,
por medio de suscripciones a revistas, periódicos, boletines, avisos e
Información obtenida por Internet.
Por medio de estas informaciones, controlaremos los posibles avances
tecnológicos o nuevos precios, proveedores y productos de nuestro interés
·
41. Debe hacerse
evaluación y auto evaluación de la gestión de compras. Con este control se
busca obtener los respectivos índices de gestión.
·
42. Debe existir
buenas relaciones entre el personal del departamento de compras y demás
departamentos de la empresa. Así se garantiza una buena atención
y servicio del departamento.
La especialización del departamento de compras dependerá en gran parte
de habilidad con que a la información le de un tratamiento adecuado, las
siguientes son algunos de los aspectos más importantes que en la gestión de la
información se deben tener en cuenta:
·
Permitir el
control y seguimiento de la gestión de compras desde la generación de la
requisición hasta la recepción del material o la certificación del servicio.
·
Contemplar
distintas modalidades de compras: compras por órdenes de compra cerradas (con
cantidades y precios pactados con el proveedor), ordenes de compra marco (con
precios pactados y sin cantidades), órdenes de compra abiertas (con precio
pactado y cantidades estimadas que pueden variar según condiciones del mercado).
·
Permitir
realizar la requisición de materiales, solicitar cotizaciones, ingresar al
sistema las cotizaciones y asignar la cotización seleccionada a una nota de
pedido (orden de compra). Esta última dará por cumplida total o parcialmente la
requisición. La recepción del material o certificación del servicio será contra
esta nota de pedido a la que descontará las cantidades ingresadas.
·
Configurar circuitos
por excepción para el ingreso de materiales que no hayan pasado por compras.
Estos circuitos estarán limitados a ciertos rubros de materiales.
·
Las
transacciones que impliquen un ingreso de materiales en la empresa o una
certificación de servicio deberán tener un reflejo contable.
·
Cada artículo
podrá tener su cuenta contable asociada, en caso de que no la tenga se tomará
la del rubro que corresponda.
·
Consultar los
saldos de lo requerido pendiente de compra por material y/o sector, lo comprado
adeudado por los proveedores (pendiente de entrega), por material y/o
proveedor, lo que esta en viaje, etc, así como la composición de esos saldos.
·
Permitir obtener
informes operativos de control y gestión así como también información histórica
sobre las distintas etapas de la gestión
Toda empresa que desee competir en el actual mundo de los negocios debe
considerar la "información" como un activo muy importante. Es por
ello que es necesario que las pymes de la región tengan los sistemas de
información adecuados para administrar rápidamente y eficientemente dicha
información.
La nueva empresa es una empresa en tiempo real, la cual continua e
inmediatamente se ajusta a las cambiantes condiciones de los negocios a través
de la inmediatez en la información. Los bienes
se reciben de los proveedores y los productos se despachan just in time,
reduciendo o eliminando de esta manera la función de bodegaje.
Las pymes tienen la opción de desarrollar sus propios sistemas de
información o comprarlos a empresas dedicadas al desarrollo de los mismos. Una
opción viable y adecuada es la compra de un sistema ERP, siempre y cuando la
empresa que lo adquiera este consciente que para que funcione no solo debe
comprar el SW (software) y HW (hardware), sino
que además de hacer cambios en la forma de cómo trabajan y lo mas importante es
darle seguimiento a estos cambios, independientemente del SW ERP que
seleccionen. La implementación de un ERP no es tarea fácil y requiere un
compromiso de ambas partes.
Un ERP puede brindarle a una empresa varios beneficios, algunos
tangibles como reducción de costos y otros intangibles como satisfacción de los
clientes siempre y cuando el ERP se implemente de la forma adecuada. La mala
implementación de un ERP puede traer consecuencias no agradables a una empresa.
Es por ello que si una empresa desea implementar un sistema de información que le
permita automatizar sus operaciones y que le ayude a administrar correctamente
la misma, para que esta sirva de base o plataforma para las nuevas aplicaciones
que conforman los actuales negocios electrónicos, y necesitan tener una fuente
confiable de información, entonces es necesario que estas implemente un ERP, ya
sea desarrollado por otras empresas o por ellos mismos, ya que estos sistemas
cumplen con los requerimientos inherentes de estas nuevas aplicaciones.
Un administrador del departamento de compras actual debe ampliar sus
conocimientos sobre conceptos, metodologías y estrategias
para la adquisición de bienes y servicios, basándose en las nuevas tecnologías
de la información.
Bajo el concepto de información multidimensional y su relación con el
proceso de manejo y administración del departamento de compras, se deben
desarrollar habilidades de los requerimientos de información necesarios por la
organización para apoyar la toma de decisiones en compras; capaz de crear el
modelo de información que soporte el análisis de la información y se
familiarice con diferentes productos que permitan la creación y explotación de
modelos de información, analizando su beneficio en la empresa y sobretodo en el
entorno en que se encuentre.
En una pyme, al proponer soluciones a un problema, generalmente no hay
una mejor opción o es difícil apuntar a una razón específica que haya causado
un problema. Se deben presentar los diferentes puntos de vista, ideas o
posibles soluciones y se analiza cómo es que lo que se conoce de la disciplina
de Administración de Sistemas de Información puede resultar de utilidad para
resolver o prevenir este tipo de problemas en el futuro. El administrador del
departamento de compras, o staff de administración, es considerado como factor
clave para el éxito y evolución de la pyme, y debe estar en constante aprendizaje.
Un sistema de
información es un conjunto de personas, recursos, métodos
de trabajo, procesos de información que interactúan entre sí para ayudar a la
toma de decisiones en función de los objetivos institucionales.
TEMA: 3
SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
3.1 Evaluación de las ofertas
Para desarrollar una buena política de compras es necesario analizar, valorar y comparar las ofertas solicitadas una vez que las hayamos recibido.
La petición de
ofertas y presupuestos se puede enviar para adquirir un producto de comprar
habitual o un nuevo producto.
Los pasos a
seguir para evaluar y comparar la información recibida son los siguientes:
1.
Preseleccionar
las ofertas recibidas. Para sintetizar el trabajo eliminaremos la oferta del
proveedor que no se ajusta a nuestras condiciones principales.
2.
Completar una
ficha para cada proveedor. La ficha debe contener los datos de identificación
de la empresa, los productos que puede suministrar y las condiciones
comerciales que ofrece.
3.
Elaborar un
cuadro comparativo de ofertas. Este cuadro resumen debe reflejar información
sobre aspectos principales como el precio o la calidad.
Los factores de
selección
Los elementos de selección que se
valoran en las ofertas se agrupan en factores económicos, de calidad y de
servicio.
v Los factores económicos son precio unitario,
descuentos comerciales y rappels; gastos de transporte, embalaje, carga y
descarga, etc.
3.2 Criterios de valoración
Este proceso consiste en asignar un
total de puntos que se reparten entre los tres factores (el factor económico,
el factor servicio y el factor de calidad) en función de la importancia que
tenga cada uno de ellos, para ello tenemos que establecer un baremo o criterio
de evaluación, según el peso específico que sobre el total representa cada una
de las variables consideradas.
El análisis y valoración de ofertas
indican el proveedor o proveedores que más se ajustan a nuestras condiciones.
Pero, a veces, este estudio es insuficiente para tomar una decisión y solicitar
el pedido.
El proceso de valoración de ofertas
permite hacer una preselección entre los proveedores que transmiten a través de
su oferta una imagen de empresa garante, con solidez financiera y productos de
calidad. No obstante, debemos asegurarnos de que lo avalado en la oferta es
cierto.
Los factores del producto y el
proveedor están relacionados con:
v La formación ofrecida por el suministrador y el tiempo
requerido para ello.
v La confianza y entendimiento entre comprador y
vendedor, que aseguran la comodidad en el suministro del pedido.
Los factores de la empresa compradora se relacionan con el tipo de comparar, el riesgo percibido y el tiempo disponible. Estos factores derivan directamente de la organización del proceso de compra
.
Una vez elegido el proveedor o proveedores, debemos enviar
una carta o mensaje a cada uno de los proveedores que nos han enviado sus
ofertas. A los proveedores no seleccionados pondremos la causa, y al proveedor
seleccionado el porqué le hemos seleccionado.3.3.1. Ficheros de proveedores
Para muchas empresas las fuentes de
aprovisionamiento suelen cambiar de temporada en temporada, como es obvio, esta
variedad de artículos se obtiene de distintos fabricantes. Por eso, es
conveniente llevar, al menos, una copia de las operaciones que realiza el personal
de sus distintas secciones, y también es imprescindible que el comprador tenga
a su disposición toda la información posible sobre las empresas. Por eso, las
condiciones que debe reunir un buen fichero:
v Que las fichas estén ordenadas, bajo un sistema de fácil localización.
v Que exista un duplicado en lugar seguro, para los casos de extravío o hurto.
v Que contenga todos los datos necesarios y rigurosamente actualizados.
v Datos de identificación del proveedor: CIF, dirección
completa….
v Observaciones: aquí se suele anotar el resultado de
las pruebas realizadas a las muestras o los informes recibidos.
v Observaciones sobre las características que más han
destacado al estudiar las ofertas recibidas.
Clasificación de las fichas
Las
fichas de proveedores deben estar debidamente ordenadas y clasificadas, para
agilizar la localización y consulta de datos. Los sistemas de clasificación que
más se utiliza son:
v El orden alfabético.
v El orden numérico o alfanumérico.
3.4 Negociación de las condiciones
La negociación es una práctica muy
habitual en las operaciones de compraventa entre empresas. Los comerciantes
mayoristas y detallistas comprar los productos que demandan sus clientes, pero
al coste que les permitan obtener un margen de beneficio razonable.
Durante la negociación, además de ajustar los precios,
también se establecen acuerdos sobre los descuentos, el plazo de entrega, las
condiciones del transporte, los envases, embalajes y otros servicios.
3.4.1.
Los descuentos
Los descuentos forman parte de la práctica habitual del
comercio. Cuando los fabricantes ofertan sus productos a un precio fijo, el
comerciante trata de aminorar el importe de la compra a través de los
descuentos.
Hay varios tipos de descuentos:
Ø Descuentos comerciales: es un porcentaje que se aplica sobre la lista de
precios del proveedor. Generalmente, el fabricante se lo concede al mayorista
que realiza las funciones de almacenaje y distribución, en estos casos se
conoce como descuento funcional.
Ø Descuentos por pronto pago: Se concede por realizar el pago al contado o dentro
de un periodo determinado. El proveedor utiliza estos descuentos para estimular
el pronto pago, mientras que para el comprador supone adquirir el producto a un
coste más bajo.
Ø Descuentos por volumen o rappels: Se conceden por parte del proveedor para que la
compra sea de mayor volumen o para que el comprador adquiera mayor número de
artículos durante un período de tiempo. Los descuentos por volumen pueden ser
de dos tipos:
·
Rappels
acumulativo: se calcula sobre el
importe total de las compras o en base al número de unidades adquiridas durante
un período.
·
Rappels no
acumulativos: el descuento se aplica
a la cantidad que adquiere el comprador en un solo pedido.
Ø Descuentos de temporada: Se conceden cuando el comprador adquiere los
productos con bastante antelación a la temporada de ventas. Las compras
anticipadas permiten que el fabricante pueda planificar mejor la producción. El
comprador, por su parte, además de beneficiarse con los descuentos obtiene productos
de mejor calidad que los fabricados bajo presiones para cubrir la demanda.
Ø Descuentos de promociones: Es una reducción en el precio para que el comprador
promocione los productos del suministrador.
3.4.2
El plazo de pago
Es el tiempo que transcurre desde que se realiza la compra
hasta que se cancela la deuda contraída.
El comprador, siempre que pueda, negociará la fecha de pago o
vencimiento por dos razones: para conocer el día que debe liquidar la deuda y
porque los proveedores suelen ofertar descuentos por pago al contado.
Hay varios tipos de plazos de pago:
Ø Pago a plazo ordinario: es cuando la fecha de pago coincide con la fecha de
la factura, que generalmente, suele ser la fecha de entrega de la mercancía.
Ø Pago con plazo postfechado: es cuando el vencimiento se fija en una fecha
posterior a la de la factura.
Ø Pago con plazo extra: consiste en otorgar al comprador unos días extra antes de que se haga
efectivo el plazo de crédito.
Ø Pago a partir de FDM (fin de mes): el plazo de crédito se inicia a finales del mes en el
cual tuvo lugar la compra, y no a partir de la fecha de la factura.
Ø Pago con plazo a partir de RDP (recepción del
producto): el plazo de pago se inicia
el día que el comprador recibe la mercancía y no con la fecha de la factura.
Ø Pago bajo la condición COD (cóbrese o devuélvase): el pago tiene lugar en el mismo momento que se recibe
la mercancía.
Ø Pago anticipado:
para aprovechar el descuento, el importe de la factura se paga antes de la
fecha establecida por el proveedor.
3.4.2
Los gastos de transporte
los gastos de transporte se originan
por trasladar la mercancía desde el almacén del vendedor hasta el punto de
venta o almacén del comprador. Según el medio de transporte utilizado, se
denominan portes o fletes
- Portes:
cuando el recorrido se realiza por carretera o ferrocarril.
- Fletes:
cuando el trayecto se hace en barco o avión.
Respecto a la entrega de la mercancía, las condiciones
establecidas por el proveedor pueden ser: entrega en el punto de venta o
entrega a domicilio. Las razones de esta negociación son:
- Los gastos de transporte incrementan el coste del
producto.
- El coste del transporte siempre va unido al del
seguro.
- El proveedor puede conseguir el transporte a
menor coste, aprovechando el mismo viaje para la entrega a varios
clientes.
3.4.4
Envases, embalajes y otros servicios
Los envases y embalajes son elementos que incrementan el
coste del producto. El envase es el envoltorio primario que está en contacto
directo con la mercancía y sirve como continente de la misma. Por el contrario,
el embalaje es un envoltorio secundario que otorga al producto protección y
presentación para su distribución comercial.
Normalmente, los artículos destinados al consumidor final los
envasa el fabricante y el coste del envase se incluye en el precio del
producto.
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